Manuel de l'exposant
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Ce manuel a pour but de bien vous préparer pour la tenue de l'événement. Lisez attentivement chaque module afin de bien comprendre tous les règlements et les commodités que vous offre le salon. |
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Nous vous remercions à l'avance de votre collaboration assurant ainsi le succès de l'événement. |
Montage et démontage
PROCÉDURES À SUIVRE
À son arrivée sur les lieux de l’exposition, le représentant de l’entreprise exposante devra se présenter au comptoir d’inscription afin de confirmer sa présence et valider son emplacement de stand. Avant de quitter le Salon le vendredi soir, il devra s’assurer que la Direction du Salon a procédé à l’inspection de l’emplacement, ainsi qu’aux documents de publicité utilisés. Le représentant aura à apposer ses initiales pour approuver la conformité des règlements. À défaut de respecter cette procédure, la Direction se réserve le droit de procéder à des modifications de votre stand, si nécessaires.
Tous les stands doivent êtres aménagés au plus tard à 21 h le vendredi. Il est très important que cet horaire soit respecté. Après les heures de montage, tout nouveau matériel entrant au Salon doit se faire avant ou après l’ouverture du ‘Site’ aux visiteurs.
HORAIRE DU MONTAGE
La période de montage et d’aménagement de la salle débutera le vendredi de 12h à 21h. Afin de faciliter la coordination de l’entrée du matériel d’exposition, la Direction du Salon émettra un horaire spécifique de livraison des stands pour chacun des exposants. Chaque entreprise devra respecter son horaire d’entrée. L’accès au débarcadère de marchandises est situé à l’arrière de l’hôtel Delta. Le temps alloué pour décharger les marchandises est de 15 minutes pour chaque exposant. Nous vous demandons de laissez un espace de circulation à l’entrée du quai de livraison. En aucun temps, le stationnement d’un véhicule automobile ne sera permis au quai de livraison à moins que ce ne soit pour décharger du matériel. Il devra quitter les lieux dès cette opération accomplie.
Le Delta de Sherbrooke dispose de deux chariots manuels pour le transport de l’équipement sur les lieux de l’exposition. Il est demandé aux exposants d’éviter de monopoliser un ou des chariots pendant plusieurs minutes à leur stand. Vous devez les retourner au débarcadère dès que les équipements sont déchargés. Nous vous conseillons d’apporter votre propre chariot.
Les exposants doivent disposer de leur propre personnel pour décharger leur matériel.
HORAIRE DU DÉMONTAGE
La période de démontage des stands et du déménagement du matériel d’exposition débutera le dimanche à 17h. Aucun exposant n’est autorisé à démonter son stand, ni de désassembler ses présentoirs avant l’heure de la fermeture. Une amende de 50$ sera réclamée pour tout démontage avant l’heure permise.
L’exposant devra libérer les lieux de toute marchandise au plus tard à 21h, le dimanche, à défaut de quoi il devra rembourser à la Direction du Salon toutes dépenses engagées pour libérer les dits lieux. Afin de réduire les risques de vols au moment du démontage, il est recommandé que les articles de valeur soient emportés par l’exposant à la fermeture du Salon.
Services aux exposants
STATIONNEMENT DES EXPOSANTS
Le stationnement est gratuit. Cependant, nous recommandons aux exposants de stationner leur véhicule le plus loin possible de l’entrée principale afin de libérer les places pour la clientèle du Salon.
ANIMATION
La Direction du Salon procèdera à plusieurs tirages afin d’offrir des prix de participation aux visiteurs et ainsi favoriser l’achalandage à tous les stands.
Les réclames commerciales et les concours organisés par les exposants en rapport avec leur participation à l’événement ne doivent engager d’aucune façon la Direction du Salon.
ÉLECTRICITÉ
Une prise de courant de 120 volts/1500 watts sera fournie gracieusement par la Direction du Salon pour chacun des stands. Pour commander des services plus spécifiques ou de calibre supérieur à la norme et pour maintenir un voltage exact pour le bon fonctionnement de certains équipements, veuillez utiliser le formulaire intitulé « Bon de Commande » et le retourner par télécopieur au : 819-837-0395.
Afin de minimiser les risques d’incendie, l’exposant est responsable de la mise hors-circuit de tous les appareils en fonction, chaque jour, au moment de la fermeture.
FONCTIONS ALIMENTAIRES
L’établissement présentera un menu spécial au Bar VSOP pour les exposants.
ENTRETIEN QUOTIDIEN
Durant la journée, un entretien des allées publiques est maintenu. Assurez-vous que les déchets soient déposés dans le contenant approprié.
SÉCURITÉ
Un service de sécurité de base est assuré en permanence par la Direction pendant les heures d’ouverture et pour la période du montage. Les portes seront verrouillées lors de la fermeture du Salon et ce, jusqu’à l’ouverture. Il est de la responsabilité de l’exposant de protéger et d’assurer son propre matériel d’étalage ainsi que sa marchandise et son équipement. La Direction du Salon ne se tiendra responsable en aucun temps pour les pertes, vol, dommage ou blessure encourus lors de l’événement.
Règlement-Stands
LOCATION ET SOUS-LOCATION
Veuillez prendre note que le prix de location d’un espace inclus, une prise électrique de 120 volts, une table, une nappe et deux chaises. Les frais supplémentaires engagés par des besoins différents de ceux fournis par la promotrice, en électricité et autres fournitures sont au frais de l’exposant. Veuillez utiliser le formulaire intitulé « Bon de Commande » pour toute demande particulière et le retourner par télécopieur au : 819-837-0395. La sous-location des stands (emplacement) est strictement interdite.
IDENTIFICATION DU STAND
Aucune affiche indiquant un nom de compagnie ou groupement autre que le nom de l’exposant signataire du contrat ne sera tolérée dans les stands.
PRODUITS ET SERVICES DE CHAQUE EXPOSANT
L’exposant s’engage à offrir les produits et services de sa propre entreprise seulement. Toute représentation (documentaire ou verbale) pour d’autres commerçants absents des lieux de l’exposition occasionnera une amende de 400$ pour cause de non-respect des autres exposants. Les concours ou les promotions de groupe incluant des fournisseurs autres que ceux présents au Salon, sont interdits.
La distribution d’échantillons, de souvenirs, de matériels publicitaires ainsi que la sollicitation commerciale ne doivent se faire qu’à l’intérieur des limites du stand de l’exposant.
AMÉNAGEMENT DES STANDS
Les stands et les produits qui sont exposés ne doivent en aucun cas déborder de l’unité d’exposition qui est attribuée à l’exposant, ni empiéter sur les allées réservées à la circulation.
Chaque stand doit être disposé de façon à ne pas nuire à l’apparence générale de l’événement, ni obstruer la vue des stands environnants. L’agencement du stand doit permettre une ligne de vue, c'est-à-dire que la hauteur des murs latéraux du devant du stand jusqu’à quatre pieds du fond ne peut excéder quatre(4) pieds de haut. Toute exception à ce règlement devra être approuvée au préalable par la Direction du Salon (15 jours avant l’événement).
Stand complet : Largeur : 10 pieds Demi-kiosque : Largeur : 5 pieds Profondeur : 8 pieds Profondeur : 8 pieds
RESPECT DES LIEUX ET DU MATÉRIEL
L’exposant doit veiller à la préservation de l’espace loué pour son stand. Il ne doit pas se servir (ni le permettre) : de clous, vis, crochets ou autres dispositifs analogues pour fixer quelque objet que ce soit. La Direction du Salon peut vous fournir des crochets spécialement conçus à cet effet ou vous pouvez utiliser des « ties rap » en plastique.
De plus, l’exposant est entièrement responsable des dommages qu’il cause au matériel loué ou prêté et doit en assumer seul les frais de réparation ou de remplacement.
L’exposant doit enlever tous résidus sur les équipements loués ou prêtés lors du démontage.
Renseignements généraux
BRUIT
L’exposant devra respecter les visiteurs et ses collègues exposants. Tout appareil qui provoque du bruit de façon abusive est interdit et sera enlevé aux frais de l’exposant.
INSCRIPTION- IDENTIFICATION
La location de chaque unité vous donne droit à quatre macarons d’identification pour le personnel préposé au stand de l’exposant. Il est à noter que des macarons supplémentaires sont disponibles monnayant des frais additionnels de 5,00$ chacun. Les macarons d’identification seront remis au représentant officiel de chacun des stands lors de son inscription le vendredi. Le représentant devra retourner tous les macarons à la fermeture du Salon le dimanche, au dirigeant de l’événement.
*Les macarons devront êtres continuellement sur les lieux de l’exposition pendant les deux journées. Ces macarons donnent accès au Salon d’exposition.
ADMISSION AU SALON
La Direction du Salon se réserve le droit de refuser la participation de tout organisme ou société à sa discrétion, soit parce que sa présence vient à l’encontre des objectifs de l’événement, soit parce qu’une élimination est nécessaire pour assurer une meilleure représentation des différents secteurs.
PAIEMENT
La Direction du Salon se réserve le droit de refuser l’entrée à tout exposant qui n’aura pas payé au complet sa réservation d’espace dès le début de l’événement. Veuillez prendre note que le paiement final doit être fait 2 semaines avant la tenu de l'événement.
RÉSILIATION DE CONTRAT
En cas de résiliation, l’exposant perdra le dépôt versé. Un avis d’un mois est nécessaire pour annuler votre participation au Salon.
SOURCES D’INFLAMMABILITÉ
Les chandelles et les lampes à paraffine doivent faire l’objet d’une demande d’approbation auprès de la Direction du Salon. Elles devront être placées dans un récipient ou un chandelier dépassant idéalement de 3,8 cm (1,5 po) la hauteur de la flamme, de façon à ce que la flamme n’entre pas accidentellement en contact avec des matières combustibles (nappes, etc.).
ASSURANCES
La Direction du Salon prendra toutes les précautions possibles pour empêcher les pertes ou dommages aux biens des exposants. Cependant, ni les propriétaires ni les administrateurs du site de l’exposition ne seront responsables des blessures aux individus (exposants ou visiteurs), des pertes ou dommages occasionnés aux produits, aux stands, aux outillages ou aux décorations, par le feu, l’eau, les accidents, le vol ou toute autre cause. L’exposant est tenu de contracter individuellement des assurances contre le feu, le vol, la perte ou la détérioration de ses biens et pour ses responsabilités civiles d’un montant de 1 million de dollars. La Direction du Salon se réserve le droit d’exiger une preuve écrite d’assurance.
Les exposants doivent prendre les dispositions nécessaires pour se protéger de toute réclamation concernant les dommages ou blessures à un officier, un employé ou un agent de l’exposant ou à toute autre personne, relativement à la participation de l’exposant au Salon, sous quelque forme que ce soit. Il est donc essentiel que les exposants s’assurent pour de telles réclamations. Votre propre courtier d’assurance fera le nécessaire sur demande.
DROIT DE LA DIRECTION
La Direction se réserve le droit de modifier l’horaire des présences et/ou l’emplacement des stands si elle le juge nécessaire ou encore d’annuler l’événement, pour quelque raison que ce soit. Dans un tel cas, la Direction s’engage à rembourser à l’exposant la somme déjà versée.
HÉBERGEMENT
Un groupe de chambre a été réservé à l’hôtel Delta de Sherbrooke:
Chambre Standard, en occupation simple ou double
Chambre Premières, supplément de 20 $ par nuit en occupation simple ou double
Chambre De luxes, supplément de 30 $ par nuit en occupation simple ou double
Le petit déjeuner continental est inclus.
*Veuillez réserver directement votre chambre à l’hôtel Delta en mentionnant que vous êtes exposant au Salon Je t’aime, Tu m’aimes. Réservation : 819-822-1989 (code pour tarif spécial : G24205)